Le nuove linee guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici sono ufficialmente in vigore. Per le aziende italiane questo significa un obbligo concreto: dotarsi di un Manuale della Conservazione aggiornato, redatto secondo le indicazioni dell’Agenzia per l’Italia Digitale, e mantenerlo nel tempo.
La norma riguarda tutte le organizzazioni — pubbliche e private — che producono e conservano documenti informatici con rilevanza legale, incluse le fatture elettroniche.
Cos’è il Manuale della Conservazione e chi deve redigerlo
Il Manuale della Conservazione è il documento che descrive il sistema di conservazione adottato da un’organizzazione: le procedure, i ruoli, le responsabilità, gli strumenti tecnologici utilizzati e le modalità di gestione dei documenti nel tempo. Non è un adempimento una tantum: deve essere aggiornato ogni volta che cambiano le procedure o la struttura organizzativa.
Il soggetto tenuto a redigere e mantenere il Manuale è il Titolare dei documenti, che nella maggior parte dei casi coincide con il Responsabile della Conservazione. Quest’ultimo può essere un dipendente interno o un soggetto esterno delegato, ma la responsabilità rimane in capo all’organizzazione.
Cosa richiedono le nuove linee guida AGID
Le linee guida AGID aggiornate introducono requisiti più precisi rispetto alla precedente normativa. In sintesi, il sistema di conservazione deve:
- Garantire l’autenticità, l’integrità e la leggibilità dei documenti nel tempo
- Definire chiaramente i ruoli coinvolti: Responsabile della Conservazione, eventuale Conservatore accreditato, e relative deleghe
- Descrivere il processo di versamento, conservazione e accesso ai documenti
- Specificare le misure di sicurezza adottate per proteggere i documenti da perdita, alterazione o accesso non autorizzato
- Prevedere procedure di verifica periodica dell’integrità degli archivi
Le linee guida si applicano sia ai documenti prodotti internamente sia a quelli ricevuti da terzi — incluse le fatture elettroniche in formato XML, la cui conservazione sostitutiva è obbligatoria per legge.
Il fac-simile del Manuale della Conservazione: cosa contiene
Un fac-simile di Manuale della Conservazione conforme alle linee guida AGID include tipicamente le seguenti sezioni:
- Struttura del sistema di conservazione: descrizione dell’architettura tecnologica e organizzativa adottata
- Definizione dei ruoli: Responsabile della Conservazione, eventuali delegati, Conservatore esterno accreditato
- Tipologie documentali trattate: elenco dei documenti soggetti a conservazione con i relativi metadati
- Processo di versamento: modalità con cui i documenti entrano nel sistema di conservazione
- Misure di sicurezza: controllo degli accessi, cifratura, integrità, backup
- Procedure di verifica e audit: controlli periodici sull’integrità degli archivi conservati
Il modello sviluppato con riferimento alle linee guida AGID e al manuale operativo di Savino Solution Srl può essere adattato alle specificità di ogni organizzazione, integrando le sezioni obbligatorie con le procedure interne già in uso.
Video: come conservare le fatture elettroniche con un gestionale
Il video illustra il processo pratico di conservazione delle fatture elettroniche all’interno di un gestionale aziendale: configurazione del modulo, importazione dei file XML, archiviazione e stampa di controllo.
Gli obblighi di conservazione: cosa rischia chi non si adegua
La mancata conservazione dei documenti informatici nei modi previsti dalla normativa espone l’organizzazione a rischi concreti su più fronti:
- Fiscale: le fatture elettroniche non conservate correttamente possono non essere riconosciute come valide dall’Agenzia delle Entrate in caso di controllo, con conseguenti riprese fiscali
- Civilistico: i documenti non conservati in modo integro e autentico perdono valore probatorio in caso di contenzioso
- GDPR: una conservazione non adeguata dei documenti contenenti dati personali configura una violazione delle misure di sicurezza previste dal Regolamento europeo
L’adeguamento non riguarda solo le grandi imprese: PMI, professionisti, studi associati e organizzazioni non profit che producono documenti informatici con rilevanza legale sono tutti soggetti agli stessi obblighi.
Come adeguarsi alle linee guida AGID: i passi concreti
Un percorso di adeguamento efficace parte dalla mappatura dei documenti prodotti e ricevuti, prosegue con la nomina formale del Responsabile della Conservazione e la redazione del Manuale, e si consolida con la scelta di un sistema di conservazione — interno o affidato a un Conservatore accreditato AgID — adeguato alle dimensioni e alle esigenze dell’organizzazione.
Non esiste un formato unico valido per tutti: le esigenze di uno studio professionale sono diverse da quelle di un’azienda manifatturiera o di un ente pubblico. Il punto di partenza è sempre una valutazione dello stato attuale e dei gap rispetto ai requisiti normativi.
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