Il software delle risorse umane propone chi promuovere in base ai numeri dell’anno. Il gestionale di magazzino decide in automatico l’ordine dei prelievi e quindi il ritmo di chi lavora tra gli scaffali. Uno strumento di analisi segnala i dipendenti con più assenze. In molte aziende l’intelligenza artificiale lavora già dentro programmi comprati per fare altro, e spesso nessuno se n’è accorto.
Dal 23 ottobre 2026 per questi casi ci sono regole precise. Entra in vigore il decreto legislativo 7 ottobre 2026, n. 179, pubblicato in Gazzetta Ufficiale l’8 ottobre, che adegua le norme italiane all’AI Act europeo e dà attuazione alla legge italiana sull’intelligenza artificiale (legge 132/2025). Gran parte del testo riguarda autorità e procedure, ma due articoli toccano qualunque azienda che usa l’IA con i propri dipendenti, anche senza averla sviluppata.
Cosa prevede il decreto 179/2026
Il decreto assegna i compiti di controllo previsti dall’AI Act. L’AgID è l’autorità di notifica, che valuta e sorveglia gli organismi di certificazione. L’Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale (ACN) è l’autorità di vigilanza del mercato sui sistemi di intelligenza artificiale. Banca d’Italia, Consob, Ivass e il Garante privacy mantengono i controlli nei rispettivi settori.
Le sanzioni sono quelle dell’AI Act: fino a 35 milioni di euro o al 7% del fatturato mondiale per le pratiche vietate, fino a 15 milioni o al 3% per la violazione di molti degli altri obblighi, compresi quelli di chi usa i sistemi in azienda. Sono importi massimi, e per PMI, microimprese e startup innovative il decreto rimanda al criterio dell’AI Act che applica la soglia più bassa tra cifra fissa e percentuale.
Per chi usa strumenti di IA, gli obblighi generali dell’AI Act restano quelli che abbiamo descritto in AI Act: i documenti che ogni azienda dovrebbe avere pronti. Le novità più concrete per i datori di lavoro sono negli articoli 41 e 42.
Le decisioni sui lavoratori restano a una persona (art. 41)
Le decisioni finali su assunzione, modifica e cessazione del rapporto di lavoro, compresi i provvedimenti disciplinari e le valutazioni delle prestazioni, non possono essere prese solo sulla base di un trattamento automatizzato. La decisione definitiva spetta a una persona fisica che abbia un potere effettivo e autonomo: una firma messa in fondo al risultato del software non basta.
Il decreto aggiunge altri punti da conoscere:
- il consenso del lavoratore non è un’eccezione: anche se il dipendente è d’accordo, la decisione non può essere solo automatica
- la ricerca e la selezione dei candidati, anche quando un candidato viene escluso dalle fasi successive, non rientra nel divieto. Restano valide le regole su privacy e non discriminazione
- prima di avviare il trattamento il datore di lavoro deve dare l’informativa prevista per i sistemi decisionali automatizzati (art. 1-bis del D.Lgs. 152/1997)
- il lavoratore può chiedere una spiegazione comprensibile della decisione che lo riguarda, data da una persona, con l’indicazione di quanto ha pesato l’IA e dei principali parametri considerati
- il licenziamento e le altre decisioni prese in violazione di queste regole sono nulli
L’IA entra nella valutazione dei rischi (art. 42)
I sistemi di intelligenza artificiale che incidono sull’organizzazione del lavoro, sui ritmi produttivi, sul modo in cui si svolge la prestazione o sulle decisioni rilevanti per la sicurezza vanno considerati nella valutazione dei rischi prevista dal D.Lgs. 81/2008, cioè nel DVR. I datori di lavoro devono inoltre informare e formare i lavoratori sui rischi specifici legati all’uso di questi sistemi e sulle misure adottate.
Nelle PMI manifatturiere e nella logistica i casi tipici sono i software che assegnano compiti e tempi in magazzino, i sistemi di pianificazione che fissano i ritmi di una linea, le telecamere con analisi automatica delle immagini in reparto. Sono strumenti spesso arrivati dentro un aggiornamento del gestionale, e per questo assenti dal DVR.
La sandbox è per chi sviluppa IA
Il decreto istituisce anche uno spazio di sperimentazione (articoli 26-31) dove sviluppare e provare sistemi di IA sotto la supervisione di AgID e ACN, con priorità per PMI e startup. Vale solo per chi fornisce o intende fornire sistemi di intelligenza artificiale: le aziende che si limitano a usarli restano fuori. Modalità di accesso e criteri di priorità arriveranno con provvedimenti successivi: oggi non c’è ancora un bando a cui partecipare.
Cosa fare in azienda
Per la maggior parte delle PMI il lavoro è soprattutto di ricognizione e di documenti. Sei passi, in ordine:
1. Capire dove l’IA tocca il personale
Software delle risorse umane, valutazioni, turni, presenze, magazzino, controllo qualità. Per ogni strumento serve sapere se contiene funzioni di intelligenza artificiale e su quali decisioni pesa. Il registro degli strumenti AI in uso, se l’avete già, è il punto di partenza.
2. Chiedere ai fornitori cosa fa l’IA nei loro prodotti
Quali dati usa, quali parametri considera, che cosa propone e che cosa decide da sola. Senza queste informazioni è impossibile spiegare una decisione a un dipendente che la contesta.
3. Mettere una persona dietro ogni decisione
Per valutazioni, provvedimenti e decisioni sul rapporto di lavoro, il risultato del software deve restare una proposta. Conviene scrivere chi decide e lasciare traccia di come ha deciso.
4. Aggiornare l’informativa ai lavoratori
Va consegnata prima di iniziare a usare il sistema, quindi anche prima di attivare una nuova funzione su un software già in uso.
5. Portare l’IA nel DVR
Con il responsabile del servizio di prevenzione e protezione, valutate gli strumenti che incidono su ritmi, compiti e sicurezza, e prevedete la formazione specifica per chi li usa.
6. Preparare la risposta a una richiesta di spiegazione
Chi risponde, entro quanto tempo, con quali informazioni. Meglio deciderlo prima che arrivi la prima richiesta.
Checklist per il 23 ottobre
- Elenco degli strumenti con IA che riguardano il personale
- Informazioni dai fornitori su dati e parametri usati
- Una persona responsabile per ogni decisione sul rapporto di lavoro
- Informativa ai lavoratori aggiornata e consegnata
- Strumenti con IA considerati nel DVR, formazione prevista
- Procedura per spiegare una decisione su richiesta
Le aziende possono continuare a usare l’intelligenza artificiale con i propri dipendenti, a tre condizioni: sapere dove la usano, lasciare le decisioni importanti a una persona e saperle spiegare. Per molte il primo passo è scoprire quanta IA c’è già nei programmi che usano ogni giorno.
In quindici minuti di videocall un consulente di BitAgorà vi aiuta a capire quali dei vostri programmi usano l’intelligenza artificiale con il personale e cosa portare nel DVR e nell’informativa ai lavoratori. Scegliete voi l’orario dal calendario dei consulenti.